Fatture elettroniche di acquisto: PEC o codice? Come leggere l’XML?

La fatturazione elettronica ha imposto l’obbligo di emissione delle fatture nel nuovo formato XML e il relativo invio al SDI, il cervellone dell’Agenzia delle Entrate. Per approfondire la tematica puoi leggere questo nostro precedente articolo.

Mettendoci però dall’altra parte del processo, cosa accade per le fatture che riceviamo dai nostri fornitori? Siamo attrezzati per riceverle nel modo corretto?

Attenzione, perché la ricezione delle fatture elettroniche è richiesta anche ai soggetti che non emettono fatture elettroniche.

L’indirizzo telematico

Quando spediamo una lettera via posta, dobbiamo indicare al postino l’indirizzo del nostro destinatario. Con la fatturazione elettronica vale lo stesso principio: in questo caso il ruolo del postino è ricoperto dal SDI dell’Agenzia delle Entrate e l’indirizzo di chi riceve il documento è detto indirizzo telematico.

Dobbiamo pertanto comunicare ai nostri fornitori quello che è l’indirizzo telematico che devono utilizzare quando emettono una fattura nei nostri confronti, cosicché il SDI riesca a spedircela.

Possiamo scegliere fra i seguenti indirizzi:

• indirizzo PEC
• codice univoco del SDI, ovvero utilizzando un apposito servizio “terzo” per la ricezione delle fatture
• nessun indirizzo

Pochi, però, conoscono le vere differenze che stanno alla base delle diverse opzioni, ignorando che una scelta non consapevole può portare ad una errata ricezione e/o conservazione dei documenti (con importanti risvolti in fase di un eventuale accertamento fiscale).

Quindi, quale indirizzo scegliere?

Conversazione sostitutiva: cos’è e come ottemperare?

Apriamo una piccola parentesi e parliamo di conservazione sostitutiva.

Con la fatturazione elettronica il documento che ha valore legale non è più la copia cartacea della fattura, ma il file XML firmato e inviato al SDI. Per tale ragione, sia nel momento in cui inviamo il file XML sia quando lo riceviamo, siamo tenuti a conservare il file a norma di legge per 10 anni.

Se non siamo una grande società, organizzata e strutturata a livello informatico per poterlo fare, è necessario affidarsi ad un apposito servizio per la conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse e ricevute.

Quando scegliere la PEC come indirizzo di ricezione

Tornando alla scelta dell’indirizzo telematico, l’utilizzo dell’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) come canale di ricezione delle fatture elettroniche è la scelta più semplice ed immediata, in quanto nella maggior parte dei casi il soggetto ricevente ne possiede già uno.

Questo canale, però, nasconde due grosse insidie.

La prima, banalmente, riguarda la lettura dei documenti ricevuti. La fattura elettronica che il SDI ci trasmette via PEC è, né più né meno, il file XML trasmesso dal fornitore, molto complesso e di difficile lettura. Quindi, se riceviamo il file via PEC risulta davvero difficile comprendere cosa ci è stato trasmesso.

La seconda problematica, ben più rilevante, riguarda la conservazione sostitutiva. Dovremmo infatti preoccuparci di conservare in modo appropriato tutti i file XML delle fatture che riceviamo; ovviamente, farlo manualmente, caricando i file in un apposito servizio, comporta un onere ed un impegno aggiuntivo.

Nessun indirizzo: una scelta complicata

Se decidiamo di non indicare al nostro fornitore un indirizzo dovremo recuperare l’XML di ogni fattura a noi indirizzata direttamente dal sito Web dell’Agenzia delle Entrate.

Una volta recuperato il file ci troviamo davanti alle due problematiche appena evidenziate per chi sceglie di ricevere i documenti via PEC. Ne consegue che anche questa scelta è altamente sconsigliata…

Codice univoco del SDI: la scelta più azzeccata

Utilizzando un apposito sistema “terzo” per la ricezione della fatture di acquisto abbiamo la possibilità di rendere il processo di ricezione, visualizzazione e conservazione dei documenti semplice e snello.

Attivando il servizio ci verrà fornito un codice univoco del SDI, che dovremo comunicare ai nostri fornitori e che farà sì che tutte le fatture a noi indirizzate arrivino all’interno di un apposito contenitore. Normalmente i servizi di ricezione delle fatture elettroniche mettono a disposizione dei visualizzatori (che rendono la lettura del file XML comprensibile) e appositi sistemi di conservazione sostitutiva. Ma non è scontato: ricordati sempre di verificare che il servizio a cui ti abboni preveda entrambe le opzioni.

Il servizio di fatturazione elettronica di InfoAsilo, studiato appositamente per le scuole dell’infanzia, offre un apposito sistema per la ricezione dei documenti, completamente automatizzato e di facile utilizzo.

Le fatture ricevute, infatti, possono essere consultate all’interno di un’unica schermata, visualizzate e stampate in formato PDF, conservate per 10 anni a norma di legge e, se necessario, possono essere esportate per il passaggio degli XML al proprio commercialista.

In aggiunta, InfoAsilo offre tutta l’assistenza telefonica di cui hai bisogno: un operatore è sempre a disposizione, senza estenuanti attese al centralino. Non ci credi? Prova ora a contattarci al n. 0424 1945815 o compilando il l’apposito form di contatto!