Documentazione fotografica al nido: raccolta, conservazione e condivisione

Al nido o alla scuola per l’infanzia le educatrici scattano decine (se non centinaia) di foto ogni giorno, ovviamente in formato digitale.

Lo scopo della documentazione fotografica non è semplicemente quello di conservare un ricordo, quanto piuttosto quello di mettere a fuoco gli accadimenti, affinché possano essere spunto per una riflessione e interpretazione condivisa.

Ma come gestire sotto il profilo tecnologico le diverse fasi che compongono questa importante attività?

La tecnologia digitale offre svariati strumenti a supporto, ma quanti e quali di questi sono davvero in grado di abbattere tempi e costi, risultare pratici e, aspetto importante, rendere l’intera attività di trattamento delle immagini conforme alle nuove normative in materia di privacy?

Il 25 maggio del 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento UE n. 2016/679), meglio noto come GDPR, il quale definisce le linee guida in materia di trattamento dei dati personali. Di conseguenza anche tutta l’attività di raccolta foto, affinché sia a norma, deve rispettare le direttive imposte dal GDPR.

Il metodo tradizionale e le sue insidie

Possiamo denominare “metodo tradizionale” il processo di raccolta delle foto che viene normalmente osservato in tutte le strutture per l’infanzia, ovvero:

1. le foto vengono scattate utilizzando una fotocamera digitale e, occasionalmente, i file con le immagini vengono scaricati e salvati nella memoria di un PC presente in struttura;
2. i diversi file vengono messi all’interno della directory “Immagini” e, se il tempo a disposizione lo permette, vengono suddivisi in cartelle e sotto-cartelle, raggruppando le immagini per sezione o periodo;
3. in fase di equipe pedagogica, oppure all’occorrenza, si cercano le foto fra tutte quelle raccolte;
4. per condividere le foto con le famiglie si smistano le immagini e si riversano in memorie USB o CD-ROM che, in genere, i genitori ricevono alla fine dell’anno scolastico.

Senza effettuare un’analisi approfondita, verrebbe quasi da dire che questo modo di operare non presenti problemi e, tutto sommato, potrebbe sembrare quasi un buon metodo.

Proviamo, però, a soffermarci un po’ di più su ogni passaggio, pensando alle conseguenze pratiche relative ad ogni operazione.

I 4 punti appena esposti potrebbero essere riscritti in questo modo:

1. le foto vengono scattate utilizzando una fotocamera digitale, la quale, terminata la giornata, viene lasciata da qualche parte in struttura. Occasionalmente, i file con le immagini vengono scaricati e salvati nella memoria di un PC presente in sede, in chiaro (ovvero non crittografati). Non è detto che il PC sia protetto da una password di login e, in genere, non vengono effettuate copie di backup dei file raccolti;
2. i diversi file vengono messi all’interno della classica directory “Immagini”. Nel caso migliore vengono suddivisi in cartelle e sotto-cartelle, raggruppando le immagini per sezione o periodo: ovviamente, per compiere questa operazione, serve del tempo…
3. in fase di equipe pedagogica o all’occorrenza (ad esempio se si devono stampare delle immagini), si perde tempo prezioso per cercare poche foto fra le centinaia di immagini salvate e non è detto che si riesca a trovare ciò che si cerca, proprio perché la mole di immagini su cui si lavora è corposa e non organizzata;
4. le foto vengono consegnate ai familiari solo alla fine dell’anno scolastico e per farlo servono ore, se non giorni, per smistare e selezionare le immagini e riversarle su memorie USB o CD-ROM.

Ora che la descrizione del “metodo tradizionale” è più completa ed include anche una serie di punti critici è evidente che questo modo di operare, oltre che presentare svariati problemi dal punto di vista della praticità e della sicurezza, risulta essere davvero dispendioso in termini di tempo. Di conseguenza, in un’ottica di organizzazione aziendale (perché dobbiamo fare i conti anche con questo aspetto), ciò che risulta dispendioso in termini di tempo lo è anche sotto il profilo economico.

Senza ombra di dubbio l’insidia più rilevante è relativa alle tecniche di raccolta e conservazione delle immagini. Le foto di bimbi in età compresa fra 0 e 6 anni sono considerate dati personali sensibili ed è lampante che non devono essere trattate in questo modo. Il GDPR impone di adottare stringenti misure tecniche e il processo appena descritto non ne osserva alcuna: cosa succederebbe se il PC venisse rubato? E se si guastasse? Se i genitori, visto che è un loro diritto, chiedessero l’immediata rimozione di tutte le immagini del proprio figlio? E, visto che la normativa lo prevede, come trovare e rimuovere tutte le immagini di un certo bimbo dopo che è terminato il suo ciclo di frequenza?

Per quanto concerne gli aspetti pedagogici, invece, l’intero processo perde di valore: che senso ha scattare centinaia di foto con l’intento di documentare se poi tale documentazione non è fruibile perché mal organizzata e perché è troppo complicato trovare ciò che si cerca? Come organizzare tale documentazione affinché ciò che è davvero rilevante sia di facile individuazione?

Possibili migliorie per una raccolta più efficiente e sicura

Forse ora è evidente che il “metodo tradizionale” appena descritto, adottato dalla maggior parte delle strutture per l’infanzia, va ripensato, quantomeno sotto tre aspetti: raccolta delle foto, conservazione dei file e condivisione con le famiglie.

Concentrandoci innanzitutto sulla raccolta e sulla conservazione dei file è opportuno risolvere queste problematiche:

• rendere a norma la raccolta e la conservazione delle immagini;
• adottare uno strumento software che permetta di catalogare le immagini in modo semplice ed immediato, cosicché la successiva ricerca possa essere svolta rapidamente.

Per rendere il “metodo tradizionale” conforme a quanto previsto dal nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati occorrono in primis misure organizzative volte alla protezione dei dati raccolti. E’ poi necessario fare uno sforzo notevole per adeguare la propria infrastruttura informatica.

Lasciare incustodita la fotocamera con all’interno delle immagini, non prevedere metodi di autenticazione per l’accesso ai dati (a riguardo ti consigliamo il nostro articolo Come scegliere e tenere al sicuro le proprie password), conservare i file in formato non cifrato o non predisporre meccanismi per il backup automatico e sicuro dei dati sono solo alcuni dei punti critici per i quali occorre intervenire.

Una volta risolti questi problemi è necessario individuare uno strumento software che permetta di catalogare e cercare le immagini in modo intelligente. Serve un software che permetta di gestire una galleria fotografica e che consenta, ad esempio, di raggruppare i file in modo dinamico.

In commercio si trovano delle soluzioni dedicate allo scopo, ma spesso si tratta di applicazioni pensate per settori differenti e che si rivolgono ad un pubblico più “tecnico” (come fotografi o designer grafici) e di conseguenza presentano svariate funzioni che ne complicano l’utilizzo.

La soluzione: come raccogliere e conservare le immagini in modo intelligente e a norma

Esiste uno strumento in grado di guidare le educatrici ad osservare un metodo di raccolta delle foto in grado di risolvere tali problematiche e che aiuti a fare in modo che l’intero trattamento venga fatto a norma?

Fortunatamente si: InfoAsilo è l’unico software sviluppato appositamente per il settore dell’infanzia che include appositi strumenti di raccolta e conservazione intelligente delle immagini, il tutto nel pieno rispetto della privacy.

Grazie all’App messa a disposizione da InfoAsilo l’educatrice può scattare foto utilizzando uno smartphone (o un tablet), anche in assenza di connessione. Le immagini vengono automaticamente trasferite ad un sistema cloud, il quale è progettato per essere conforme al GDPR. La conservazione dei file on-line fa in modo che né sui dispositivi di scatto né sui PC rimangano archiviate le foto raccolte, così da evitare gran parte degli oneri connessi al trattamento (come crittografia, backup, sistemi di protezione).

In fase di scatto l’App permette di apporre per una singola foto o un gruppo di immagini appositi tag per indicare, ad esempio, la sezione per cui si è scattata la foto, l’attività svolta, i bimbi che compaiono nell’istantanea, il grado di rilevanza dell’immagine. Queste informazioni possano essere così sfruttate in fase di ricerca per trovare in un attimo ciò che serve.

Un’apposita galleria fotografica raccoglie ogni scatto e consente di sfruttare i tag associati alle immagini per estrarre, ad esempio, “tutte le foto più rilevanti di Mattia scattate durante le attività di psicomotricità nell’anno scolastico precedente”.

InfoAsilo include, inoltre, della modulistica standard, utile per produrre l’informativa privacy, il consenso allo scatto foto e il contratto di iscrizione. La modulistica generata dal software è completamente personalizzabile, in modo tale che ogni realtà possa adattarla introducendo le proprie clausole.

Per approfondire le diverse funzioni visita il sito Web di InfoAsilo oppure compila il form di contatto.

La condivisione delle immagini con le famiglie

InfoAsilo cura anche le fasi di condivisione delle immagini, in modo semplice e con il massimo livello di controllo.

Solo le foto scelte dall’educatrice (fra la totalità delle foto scattate) vengono condivise con le famiglie e, comunque, solo dopo che l’insegnante ha indicato i bimbi che compaiono nelle immagini. InfoAsilo può così controllare il grado di consenso espresso dai familiari (salvato nell’anagrafica di ogni bimbo) per approvare la condivisione solo dopo che tutti i consensi risultano essere corretti.

I genitori possono così visualizzare le immagini del proprio bimbo accedendo ad una propria area riservata, inserendo delle credenziali strettamente personali. Da quest’area possono anche richiedere il download in un’unico file ZIP di tutte le foto ad alta risoluzione.

InfoAsilo permette di rendere l’attività di documentazione fotografica efficiente, sicura ed innovativa. Non credi sia giunto il momento di affidarti ad uno strumento che offre tutte queste potenzialità?